【レビュー 】仕事が早い人はどんなメールを書いているのか【 Kindle Unlimited】

漫画・本

せっかくAmazonのKindle Unlimitedに加入したので、本を読み漁る日々を過ごしております。

こんにちはごんざれすです。

今回読んだ本はこちら!

「仕事が早い人はどんなメールを書いているのか」

レビューしていきますよ。

仕事ができる人のメールを見ると、言いたいことががすっと入ってきますよね。

打って変わって、自分で作成したメールを読み直してみると「結局何が言いたいのこれ?」なんてことがあったりします。

私は営業職として日々メールを打ちまくるタイプです。

今の会社に入って3年は経ちますが、いまだに社内と社外に出すメールについては四苦八苦しております。

今回読んだ本は社外に対して作成するメールについて書かれております。

会社では教えてくれないけど、経験と真似で覚えていくメールの打ち方について、どうすれば相手からスムーズに返信がもらえるのか、そこら辺を具体的に「こうしたらいいよ」と記載されてます。

就職活動中の大学生や新入社員。営業職としてコミュニケーションが苦手だな、、、と感じているいる人はこの本を読んでみることをオススメします。

良かった所

  • 読みにくいメールと読みやすいメールがよく分かる
  • 超効率的なメールを作成する裏技が載っている
  • メールと電話の使い分けがよくわかる

読みにくいメールと読みやすいメールがよく分かる

例えばこんな感じのメール

昨日はお時間いただきありがとうございました。ご依頼のカタログについてドラフトを作成しましたので、添付しております。ご確認いただきまして、修正点ございましたらご連絡いただきたくお願い申し上げます。印刷の都合もありますので、なるべく早くご連絡いただきたくお願いいたします。冊数についても合わせてご連絡いただきたくお願いいたします。今後ともよろしくお願いいたします。

言いたいことはこれをこうして欲しいだけなのですが、文章を最後まで読まないと結局どうしたいのかがわからないですね。

わかりやすいメールのポイントは

  • 箇条書きにできるところは箇条書きにする。
  • 文章が長すぎるようであれば、一度区切る。
  • 適度な行間を用意する。

こういうちょっとした気遣いで、読む側の人はストレスなく読むことができます。

相手にとって読みやすく、変身しやすい内容についての書き方がよくわかりますね。

先程のメールをわかりやすく書き直して見ると、

昨日はお時間いただきありがとうございました。

ご依頼のカタログのドラフトを添付しておりますのでご確認の上、下記ご連絡下さい。

【依頼】

1.修正箇所を○/○の☓☓時までにご連絡下さい。

2.冊数についても1.と同時にご連絡下さい。

よろしくお願いいたします。

このような感じになると思います。

確かに、文章をパット見てどうして欲しいのかが、よくわかりますね。

超効率的なメールを作成する裏技が載っている

裏技というとちょっとあれですが、

メールの半分ほどは定型文で済ますことができます。

そういう定型文をいつでも使えるようにパソコンに記憶させておけば、メールを打つ速度が格段にあがります。

例えば定型文を使うと下記のような感じになります。

「いつも」で変換→いつもお世話になっております。

「よろしく」で変換→よろしくお願いします。

誤字も無くなるので、正確に素早くメールを送信でき、相手に仕事ができる人という印象を与えられることでしょう。

メールと電話の使い分けがよくわかる

隣の席にいる人や隣の島の担当者に連絡を取りたい時、その内容が一言二言で済むのにメールを使ったりする時、ありますよね。

メールを作成して送信するのは1から2分ほどかかりますが、その場の一言二言で済む内容であれば口頭で話せば20秒で済みますね。

例えば、「この件明日の朝一には大丈夫だよね?」

このようなことをメールで効くのはスマートじゃないですね。笑

いかにして素早く意思伝達できるかが重要ですので、口頭で済むようなことは口頭で済ませてしまうのが良いですね。

メールは意思伝達のツールの一つでしかありませんので、相手にとって理解しやすいように書いてあげるよう心がけると、上手いこと仕事が進むかもしれませんね。

私も実践してみようかと思います。

以上!

コメント

タイトルとURLをコピーしました